PENDEKATAN SISTEM DALAM ANALISIS KINERJA

Katakanlah sebanyak 30 persen karyawan unit produksi di suatu perusahaan tertentu selama sebulan terkahir ini kinerjanya menurun. Kalau anda,sebagai manajer yang melihatnya hanya dari sisi perilaku krayawan, pasti ada yang salah dengan sikap karyawan yakni malas. Dengan cepat anda bereaksi seperti pemadam kebakaran yakni dengan peningkatan pengawasan yang lebih ketat. Benar ternyata ada efeknya yaitu dalam kurun waktu sebulan kinerja mereka yang dianggap “malas” itu kembali normal. Mengapa demikian? Karena khawatir dipecat lalu mereka “rajin” kembali. Namun demikian selang sebulan belakangan ketika pengawasan mulai dikendurkan, ternyata kinerja mereka kembali ke semula yakni menurun. Terus berulang kali sampai pihak manajemen bertanya-tanya ada apa gerangan dengan efektifitas pendekatan yang sudah diterapkan.

Berpikir reaktif sama saja berpikir sangat parsial. Tidak melihat suatu permasalahan sebagai akibat ada fenomena terganggunya suatu sistem kerja. Dan hanya melihat dari satu sisi saja. Padahal kehadiran suatu kejadian tidak berdiri sendiri. Pasti ada kaitan satu faktor atau subsistem yang satu dengan faktor-faktor lainnya. Itulah yang disebut sebagai pendekatan (berpikir) sistem atau holistik. Bisa jadi turunnya kinerja bukan karena faktor malas saja. Kinerja turun bisa saja akibat logis dari unsur ketidakdisiplinan pihak karyawan dan pihak pengawas. Semakin lemah pengawasan semakin tinggi ketidakdisiplinan karyawan. Selain itu karena ada saudara kembar ketidakdisiplinan yaitu lemahnya komitmen. Semakin lemahnya komitmen kerja semakin turun kinerja karyawan. Dari unsur-unsur penyebab turunnya kinerja tersebut maka yang harus dilakukan manajer adalah pendekatan sistem.

Pendekatan sistem terutama yang berkait dengan berpikir pengembangan perlu menggunakan pendekatan analisis abstrak dan visi. Manajer tidak lagi hanya bersifat reaktif, ataupun antisipatif namun bisa mengembangkan gagasan untuk mengubah sistem yang ada menjadi lebih efektif. Manajer harus mampu berpikir mengkombinasikan kemampuan analisis atau mengurai beragam unsur suatu masalah dengan kemampuan sintesis atau memadukan unsur-unsur tersebut menjadi kesatuan. Kemampuan analisis, misalnya mengapa kinerja sebagian karyawan menurun? Lalu perlu diteliti kurun waktu tertentu dan di unit kerja mana. Setelah itu dilakukan sisntesis yakni bagaimana faktor-faktor yang berkait dengan kinerja berfungsi secara bersamaan. Bagaimana dengan kondisi faktor-faktor kedisiplinan, komitmen, dan sistem pengawasan dapat menimbulkan penurunan kinerja.

Faktor-faktor yang saling mengait inilah yang nantinya memunculkan pola / kecenderungan bagaimana langkah-langkah mengatasi masalah disusun. Termasuk di dalam cara berpikir sistem adalah kemampuan untuk melihat melalui sudut-dimensi yang berbeda yakni dari sudut waktu dan ruang. Untuk itu secara kritis manajer perlu menganalisis hubungan antarfaktor menurut dua dimensi tersebut. Mengapa demikian? Karena sistem adalah sekumpulan unsur atau faktor yang saling berhubungan membentuk fungsi tertentu. Ada dua bentuk sistem yaitu sistem statis yang tidak berubah terhadap waktu dan sistem dinamis yang selau berubah dengan berubahnya waktu. Dalam prakteknya sistem juga bisa berubah setiap waktu dan beragam sesuai dengan dimensi ruang tertentu. Dengan demikian melalui pendekatan sistem dapat dikembangkan beragam pilihan solusi peningkatan kinerja karyawan secara kritis. (sjafri mangkuprawira)